3 manieren om te zorgen dat medewerkers jou beter begrijpen

Leestijd: 3 min

Een klant van mij die strategisch manager in de zorg is vertelde: ‘Ik stuur de informatie die relevant is voor mijn leidinggevenden altijd door, maar ze lezen gewoon niet goed en komen vervolgens klagen dat ik ze niet informeer!’ Herkenbaar?

Het klopt dat veel mensen niet zo precies lezen of luisteren. Hier ligt niet alleen een taak voor de ontvanger, maar zeker ook voor de brenger van de boodschap. Als je mensen meeneemt in jouw context, geef je de juiste betekenis mee. Ze begrijpen het waarom van jouw boodschap beter en kunnen gemakkelijker meebewegen, of juist vragen stellen die steekhoudend zijn en waar je zinvol gesprek over kunt voeren. Zonder jouw perspectief gaan ze uit van hun eigen context of ze maken er zelf een. De kans dat deze dan overeenkomt met het perspectief dat jij voor ogen hebt, is heel klein. Dit principe geldt voor vele situaties, maar voor nu richt ik het op de praktische informatievoorziening naar je mensen, want hiermee kun je op een eenvoudige manier een hoop winst behalen en gedoe besparen.

Als je deze 3 soorten context meeneemt in jouw informatie naar je medewerkers, zullen ze beter begrijpen wat jij eigenlijk bedoelt

Veel leidinggevenden informeren hun teams al middels een wekelijkse nieuwsbrief, waar alle belangrijke informatie van de week bij elkaar staat. Als je in deze nieuwsbrief de onderstaande 3 soorten context meeneemt door een paar zinnen toe te voegen, zullen je medewerkers je meteen beter begrijpen. Dit geldt ook voor werkoverleggen en alle andere manieren om mensen te informeren, inclusief jouw eigen leidinggevende, collega’s, je partner en kids 😉 .

1. Vertel van welk groter geheel de informatie een onderdeel is

Veel informatievoorziening is heel fragmentarisch, veel stukjes losse informatie. Waarschijnlijk heb jij wel beeld van het grotere plaatje waarvan deze stukjes informatie deel uitmaken, waardoor je de verbanden ziet. De kans is groot dat je medewerkers dit niet hebben of hier hun eigen beeld bij hebben (of maken). Medewerkers haken hierdoor af op de ‘veelheid der dingen’, ze gaan slechter lezen en vervolgens klagen ze omdat ze niet zijn geïnformeerd. Door kort aan te geven waar je boodschap een onderdeel van is, kunnen ze het beter plaatsen en ontstaan er minder vragen.

2. Vertel wat je van hen verwacht

Vaak laten we in het midden wat de bedoeling is van de boodschap. Wat wil je dat je medewerkers oppakken, anders doen, meenemen in hun achterhoofd omdat het straks belangrijk voor ze kan worden.

Je zal merken dat het voor jezelf niet altijd duidelijk is wat je nu precies verwacht. Door dit scherp te hebben, ben je ook duidelijker naar je medewerkers. En als je het niet scherp krijgt, is het zinvol om jezelf af te vragen of het wel gecommuniceerd moet worden.

3. Vertel waarom het belangrijk is

Zorg dat je medewerkers snappen waarom jouw informatie belangrijk is of wat het belang is. Wees daarin ook eerlijk. Je kijkt daarbij naar het belang vanuit de organisatie, maar vergeet vooral ook niet het antwoord op de hun vraag: ‘whats in it for me?’

Dit artikel is gericht op het informeren van je medewerkers. Communicatie gaat over meer dan dat. Drie andere communicatietips voor minder gedoe in je team lees je de volgende keer.