De 4 bouwstenen voor een succesvol verandertraject
Bij gedoe op de werkvloer ben je al snel geneigd om het met hen te hebben over ‘hoe kunnen jullie dit nu anders doen?’
Hoe kan het team vragen in plaats van klagen, beter afstemmen, zich aan de afspraken houden of zich actief inzetten voor de verandering? Dit zijn zaken die zich afspelen in de onderstroom: de niet zichtbare elementen die veel invloed hebben zoals de onderlinge relaties, de ongeschreven regels en het commitment.
Maar onduidelijkheid in de bovenstroom, geeft gedoe in de onderstroom. Dus voordat je met de onderstroom begint, is het belangrijk om te checken of de zaken in de bovenstroom wel goed geregeld zijn.
Bij de bovenstroom moet je denken aan doelen, (samen)werkprocessen en taken, rollen en verantwoordelijkheden.
Afb 1: Een goede wisselwerking tussen de bovenstroom en de onderstroom zorgt voor een gezonde teamdynamiek.
Afb2: Afgeleide van het teamdoelmatigheidsmodel met 4 bouwstenen voor samenwerking in teams.
Dit is wat je bij elk van de 4 bouwstenen kunt onderzoeken in de bovenstroom:
1. Communicatie en relaties
Hier gaat het over de manier waarop je met elkaar omgaat en communiceert. Of er heldere afspraken zijn over verwachtingen en (samenwerkings)gedrag, ook naar betrokkenen buiten het team. Het gaat bijvoorbeeld ook over overleggen met een duidelijke structuur en heldere doelen per agendapunt.
2. Werkafspraken
Bij deze bouwsteen voor het team gaat het over de afspraken m.b.t. de organisatie van het werk. Denk hierbij aan het bovenstaande voorbeeld, maar ook afspraken over roostering, over taken, rollen en verantwoordelijkheden en de mate waarin afspraken worden nagekomen.
In een team waar veel gedoe was over de onderlinge samenwerking werd een ‘Team aan het Woord’ sessie georganiseerd. Aan de hand van de bovenstaande gebieden, mochten de teamleden aan elkaar en aan het management, aangeven waar ze tegenaan liepen. Hierdoor werd duidelijk dat het ontbreken van een aantal heldere werkafspraken zorgde voor veel onnodige onrust op de afdeling. Zo wisten ze vaak niet van elkaar hoe druk iedereen was, waardoor er geklaagd werd dat sommigen heel druk waren en anderen het veel rustiger aan deden. Hoewel hier uiteraard ook verschillen in karakter meespeelden, bleek het ontbreken van een evaluatiemoment ook een grote bijdrage te leveren aan het gedoe.
Samen met het team is een dienststructuur gemaakt, met heldere afspraken over dienststart, tussenevaluatie, pauzes en afrondingen van de dienst. Het was echt wel even wennen voor iedereen. Maar het leverde vooral duidelijkheid op in wat er wanneer van wie werd verwacht. Omdat er een aantal vaste momenten waren waarop de werkzaamheden werden afgestemd, werd de werkdruk op natuurlijke wijze beter verdeeld en werd hier minder over geklaagd. Nieuwe afspraken in de bovenstroom zorgde voor minder gedoe in de onderstroom.
3. Vakmanschap
Gaat over de inhoud en kwaliteit van het werk. Dus wat wordt er verstaan onder kwaliteit van zorg, professionaliteit, het kennen en benutten van elkaars talenten en of je elkaar daar vakinhoudelijk op aanspreekt.
4. Voortgang
Deze bouwsteen voor goede samenwerking gaat over de visie, doelen en doelgerichtheid in een team. Is duidelijk genoeg welke (verander)doelen jullie nastreven en of ze aantrekkelijk en haalbaar zijn. Of er commitment is en of er voldoende voortgang is op deze doelen?
Dus krijg je signalen dat er ergens iets niet lekker loopt – met andere woorden, er is gedoe -, dan kun je met deze 4 bouwstenen zelf of met je team onderzoeken welke onduidelijkheden er zijn in de bovenstroom die dit gedoe in de onderstroom veroorzaken.
Het kan zijn dat uit jullie onderzoek blijkt dat de afspraken wel duidelijk zijn, maar dat er andere redenen zijn waardoor deze afspraken niet worden nagekomen. Of dat je met elkaar afspraken maakt, maar dat er niets verandert. Zo bleek in een team waar ze de pauzeregels wilden aanscherpen om te zorgen dat iedereen zijn rustmoment kreeg, dat er een ongeschreven regel is: de patiënt gaat voor alles, ook voor onze eigen gezondheid. Gewoon op tijd gaan eten, werd in dit team dus niet gewaardeerd.
Merk je ook dat de structurele oplossing niet (alleen) in de bovenstroom zit en wil je eens sparren over wat er in jouw situatie nodig is en wat ik hierin kan betekenen? Neem gerust contact op, dan drinken we samen (online) een kop koffie. Of vraag de gratis gedoemeter aan!